Tjänstefördelning — från underlag till färdigt schema
Tjänstefördelningen avgör hur bra schemat kan bli innan en enda lektion placerats. Här går vi igenom vad den ska innehålla, vilka ramar kollektivavtalen sätter, och hur du gör den till ett maskinläsbart underlag — med en gratis mall att utgå från.
Snabb överblick
- Vad: rektors fördelning av undervisning och uppdrag på lärarna — schemats fundament.
- När: startar ofta redan i februari inför kommande läsår (Sveriges Lärare).
- Ramar: kommunal ferietjänst: 1 767 h årsarbetstid, 1 360 h reglerad tid på max 194 dagar (Bilaga M till AB).
- Mall: gratis CSV-mall med kolumnerna som behövs — ladda ner nedan.
Vad är tjänstefördelning — och vem bestämmer?
Sveriges Lärare beskriver det så här: "Tjänsteplanering är den process där rektor planerar för hur lärarnas arbetstid och kompetens ska användas – det vill säga hur er verksamhet ska organiseras" (källa). Ansvaret ligger hos rektor, som enligt skollagen 2 kap. 9–10 §§ leder det pedagogiska arbetet och beslutar om skolenhetens inre organisation (Skolverket). SKR, Sobona och Sveriges Lärare har ett partsgemensamt samsynsdokument om hur processen bör gå till i dialog med lärarna.
Vilka ramar sätter arbetstiden?
För kommunalt anställda lärare med ferietjänst gäller enligt kollektivavtalet (Bilaga M till AB, HÖK): 1 767 timmars årsarbetstid, varav 1 360 timmar reglerad arbetstid som får läggas ut på högst 194 dagar under perioden augusti–juni; resten är förtroendearbetstid (Sveriges Lärare). Fristående huvudmän har andra avtal — kontrollera ert. Poängen för schemaarbetet: en tjänstefördelning som spränger den reglerade tiden går inte att schemalägga lagligt, hur skicklig schemaläggaren än är. Fel som görs här ärvs rakt in i schemat.
Vad ska den innehålla? (mall)
En tjänstefördelning som fungerar som schemaunderlag behöver, per lärare: kurser/ämnesnivåer med kurskod, grupper, gymnasiepoäng och planerade undervisningstimmar, period, övriga uppdrag och total tjänstgöringsgrad. Observera att poäng inte automatiskt är timmar — schablonen "100 poäng ≈ 100 timmar" är utbredd praxis men inget författningskrav (mer i guiden om timplan och poäng).
- Ladda ner mallen (CSV) — öppna i Google Kalkylark eller Excel. Ingen registrering behövs.
- Fyll i en rad per lärare och kurs/uppdrag; låt kolumnen för timmar vara ett aktivt beslut, inte en kopia av poängen.
- Ligger filen i skolans Google Drive kan Simple Schedules läsa den direkt som schemaunderlag.
Från tjänstefördelning till schema
När fördelningen är satt blir den schemats hårda villkor: vilka lärare som kan ta vilka pass, hur många timmar varje grupp ska ha, och var marginalerna finns. Gör underlaget maskinläsbart en gång och slipp skriva om det i varje verktyg — hela arbetsgången därifrån beskriver vi i schemaläggarens guide.
Vanliga frågor om tjänstefördelning
Vad är tjänstefördelning? Rektors fördelning av undervisning och övriga uppdrag på skolans lärare inför ett läsår — processen kallas också tjänsteplanering. Den styr lärarnas arbetsinnehåll och arbetsbelastning och är underlaget som schemat sedan byggs på. Begreppet är inte definierat i skollagen utan kommer från arbetsmarknadens parter.
När görs tjänstefördelningen? Enligt Sveriges Lärare börjar de flesta rektorer redan i februari att planera verksamheten för kommande hösttermin. Ju tidigare den är klar, desto tidigare kan schemaläggningen börja — och desto färre blir sommarens ändringar.
Hur många timmar får en lärare undervisa? Det finns ingen lagstadgad maxgräns för undervisningstimmar. För kommunalt anställda lärare med ferietjänst sätter kollektivavtalet (Bilaga M till AB) ramarna: 1 767 timmars årsarbetstid, varav 1 360 timmar reglerad arbetstid utlagd på högst 194 dagar — resten är förtroendearbetstid. Hur mycket undervisning som ryms inom det är en lokal bedömning. Fristående skolor har andra avtal.
Vad ska en tjänstefördelning innehålla? Per lärare: vilka kurser/ämnesnivåer och grupper hen undervisar, omfattningen (poäng och planerade timmar), övriga uppdrag (mentorskap, förstelärare, arbetslagsledare) och summan i procent av tjänst. Vår kostnadsfria CSV-mall innehåller kolumnerna.